Automatização de processos: entenda como otimizar resultados do seu negócio

04/11/2016

Toda a empresa tem por objetivo aumentar a rentabilidade. Neste artigo apresentaremos uma das principais formas de otimizar o seu negócio: Automatizar processos.

O que são processos?

Processos são etapas bem definidas de execução que possui por finalidade satisfazer uma condição predeterminada e gerar resultados. Estes processos consomem tempo, esforço e dinheiro, e acabam pesando bastante ao bolso do empreendedor.

Com o intuito de diminuir estes gastos o empreendedorismo se apropriou de diversos mecanismos de otimização e um dos principais é: a automatização de processos. Dentre as várias vantagens da automatização de processos, listamos algumas aqui para vocês:

Ferramentas de otimização: Trello, Slack. Todoist

Redução de tempo

Um processo tem seu tempo de execução, este pode levar de minutos até dias. Parte deste tempo envolve o limite da capacidade humana em fazer determinadas tarefas. Com a automatização é possível fazer a maioria das operações através do computador, permitindo que tarefas, que antes levavam horas, sejam realizadas em poucos segundos (como vemos na compilação de resultados financeiros ou na análise de dados na navegação dentro do seu site).

Redução de Custo de Treinamento

Muitos processos são complicados e requerem que os funcionários possuam um treinamento adequado para executa-los. Este treinamento, por vezes, se torna caro e ineficiente, assim muitos optam por implementar sistemas de gestão para executar estes processos mais difíceis, o que libera o tempo, esforço e o dinheiro dos treinamentos.

Um dos problemas mais comuns em pequenas/medias/grandes empresas é acompanhar a execução dos processos. Muitas empresas oferecem ferramentas web que facilitam um acompanhamento de tarefas, algumas das mais populares são:

  • Trello:

    Um sistema com aparência similar a post-its virtuais, com funções como: reminders, votações, prazos, checklists e muito mais.
  • Slack:

    Um canal de comunicação pela internet. Este possui muitos recursos, como a criação de canais públicos ou privados, além de possuir um BOT disponível para programação de alertas. Permite integração com vários outros serviços (como o google calendar, trello, etc).
  • Todoist:

    Aplicativo disponível para smartphones, tablets e computadores que permite gerenciar listas de tarefas, acompanhar sua produtividade, adicionar lembretes, entre outras tarefas.

Assim vemos que estas ferramentas tornam possível o acompanhamento do status da execução de seus processos de qualquer lugar, através de computadores, celulares ou tablets.

Redução de falhas e erros

Por mais que nos esforcemos, sempre acontece de cometermos um errinho aqui ou ali. Na maioria das vezes estes erros são percebidos e corrigidos, mas as vezes eles passam e geram alguns problemas na empresa. Para driblar/minimizar estes erros podemos automatizar os processos pois diminuem as falhas humanas, gerando uma taxa de erro ínfima e criando uma segurança muito maior com os resultados dos processos.

Estes não são os únicos métodos do mercado, mas são os que julgamos mais funcionais pelo custo/benefício. Sabemos que a automatização de processos pode não ser a ferramenta ideal para resolver todos os seus, mas é o suficiente pra otimizar resultados do cotidiano.

Caso você tenha alguma dica de ferramenta, ou tenha dúvida em como implementar outra em seu negócio, deixe um comentário que responderemos o quanto antes. :)

Foto de Cesar Bueno
Cesar Bueno
Estudante de Engenharia de Computação na Unicamp e Assessor de Marketing na Conpec
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